Im zweiten Teil unserer Serie „Wie sieht der ideale Arbeitsplatz in Gegenwart und Zukunft aus?“ haben wir uns dem Topos Smart Office genähert. Erneut hat die Qualität der Einreichungen unsere hohen Erwartungen übertroffen. Stellvertretend für viele andere haben wir uns für den folgenden Querschnitt an Thesen und Gedanken zum Smart Office entschieden. Sie reichen von Funktionen, die der allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit dienen sollen, über Hygiene-, Sicherheitstools und Lichtkonzepte bis hin zu Empfehlungen für erfolgreiches und gleichberechtigtes hybrides Arbeiten.

Büroraumlösungen der raumagentur stellen immer auch die gängigen Lesarten des Begriffs „Arbeit“ auf den Prüfstand, mit oft verblüffenden Ergebnissen. Das Unternehmen aus Offenbach betont vor allem die Chancen die im Bereich Smart Office zu finden seien. Flexibilität – Stichwort „Multitime“ – und Anwenderfreundlichkeit wären als Lemmata zu nennen. Doch insbesondere auch in der Reduktion und Vereinfachung von Prozessen sieht die raumagentur großes Potential durch Smart-Office-Applikationen. Das Smart Office kann den Anstoß geben für ein verändertes Arbeiten durch eine veränderte Kommunikation. Auch herkömmliche Hierarchieebenen könnten, so die Hoffnung und Erwartung, durch das Smart Office oblsolet werden.

Für die raumagentur ist das Smart-Office „die nächste Entwicklungsstufe und aktueller Trend der Büros der Zukunft.“ Was wir darunter zu verstehen haben? Kurzgesagt verbindet ein Smart-Office Technologien, digitale Strukturen und Tools, um das Unternehmen ganzheitlich effizienter und produktiver zu gestalten. Erreicht wird diese Steigerung durch ein höheres Maß an Convenience, Vernetzung untereinander und die daraus hervorgehende Autonomie und Transparenz.

„Smart Normal - the New Normal"

Endlich ist es soweit, Technologie ist nicht mehr die Kür, sondern die Pflicht. Das Smart Office unterstützt die Arbeit des Menschen. Und das ist gut so. Wörtlich genommen bedeutet der Begriff Smart Office, dass technische Verfahren und Systeme in einem Büro miteinander verbunden werden und die Basis für Arbeiten darstellen. Aber ist es nicht noch mehr?

Smart Office ist Zeitgeist
Smart Office vor allem Zeitgeist. Wir haben im Rahmen der COVID Pandemie gelernt die Digitalisierung nach vorne zu bringen, sprich viele digitale Tools zu nutzen. Bei manchen dieser Tools fällt es uns leicht damit umzugehen, bei anderen fällt es uns etwas schwerer. Warum sollten wir also nun zurück in unsere Bürogebäude ziehen, wenn sich dort technisch nichts verändert hat? Wie können veränderte Menschen in gleiche Strukturen zurückkehren? Außerdem haben wir das Büro zuhause „aufgerüstet“. Warum sollten wir also zurückkommen, wenn der (technische) Standard dort nicht mindestens genauso hoch oder vielleicht sogar höher ist als der in unserem Home-Office?

Die Infrastruktur, die wir in Büros heute benötigen, muss besonders eins können: flexibel sein. Flexibilität ist in Zusammenhang mit Büroumfeldern seit mindestens zwölf Monaten das meistgenutzte Schlagwort und hat vielleicht sogar „agil“ überholt. Was bedeutet das für das Office? Die Infrastruktur dort muss in jeder Hinsicht veränderbar sein und sich vor allem den Bedürfnissen des Menschen unterordnen. Hierzu zählen alle technologischen Voraussetzungen aber auch alle Tools, sprich Möbel, sowie alle Randbedingungen. Hierzu gehören auch Akustik, Düfte, Pflanzen, Farben und viele mehr. Alle Sinne werden heute in modernen Offices angesprochen. Alles, was wir dort wahrnehmen, sollte dem Arbeiten des Menschen zuträglich sein. Mitarbeitende sollten sich wohlfühlen, damit sie ihre beste Leistung erbringen können und erfüllt arbeiten.

MultiSpace, MultiPlace und MultiTime
Was bedeutet das konkret? Wir sprechen seit langem von MultiSpace. MultiSpace bringt mit sich, dass man überall innerhalb einer Bürofläche arbeiten kann. Dass man vielleicht ein Laptop hat oder zumindest Dock in-Stations, die ermöglichen, sich an allen Orten perfekt um die anstehende Arbeit zu kümmern. Sei es am Schreibtisch oder im Konferenzraum oder auf der Couch im Lounge Bereich.

Zusätzlich kommt das Thema MultiPlace ins Spiel. Hier sollte es möglich sein, Equipment an allen möglichen verschiedenen Orten zu nutzen. Von der technische Seite betrachtet, wäre Arbeiten im Home-Office, im Coworking oder im so genannten Hub dabei nahtlos möglich. Leider ist das in vielen Firmen trotzdem noch Zukunftsmusik.

Gerne würden wir den Diskussionsgegenstand an dieser Stelle noch um das Themenfeld MultiTime erweitern. Es sollte für uns alle möglich sein, zu den Zeiten zu arbeiten, an welchen es für uns am besten passt. Dies spiegelt auch die neue Normalität wider und ermöglicht uns effizienter zu arbeiten. Gleichzeitig unser Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben besser aus zu balancieren.

Kann also Smart Office überhaupt noch einen Mehrwert schaffen oder ist es nicht einfach eine Basis, die überall vorhanden sein muss? Klingt es überheblich zu sagen, dass Technologie genauso wichtig ist, wie die Verpflegung oder das Licht oder die frische Luft im Büro? Wir glauben nein. Im Rahmen der Technologie und Digitalisierung möchte man darüber eigentlich nicht mehr diskutieren. Eigentlich gar nicht mehr darüber nachdenken müssen.

Smart Office genauer unter die Lupe genommen
Was gehört denn alles zum Smart Office? Das Wichtigste ist, dass wir uns frei bewegen können, egal wo. Und dabei von Technologie unterstützt werden, die nahtlos und ohne Anstrengung funktioniert. Ich möchte mich nicht immer neu irgendwo einwählen. Ich möchte nicht Software suchen. Ich möchte nicht Kabel anstecken oder Ähnliches. Plug & Play scheint ein Revival zu erleben. Oder wurde es einfach bisher noch nie wirklich erreicht?

Es gibt Bereiche, bei denen eine gewisse Flexibilität der Technologie auch innerhalb von Tools, sprich Möbeln unumgänglich ist. Eines unserer Lieblingsprodukte, die Dancingwall, schafft genau das. Mit ihr kann ich sehr flexibel einfach meinen Bildschirm mitnehmen, habe zusätzlich noch Panels, auf die ich pinnen oder kleben oder schreiben kann. Methodenvielfalt hilf dabei Innovationskraft zu steigern.

Sprechen wir über Smart Office, sprechen wir ganz oft über papierloses Arbeiten. Das muss nicht immer so sein. Zu jedem Trend gibt es immer ein Gegentrend. Ab und zu benutzen wir auch noch gerne Papier. Ganz klar ist, dass wir immer mehr digitale Tools nutzen und vielleicht als i-Tüpfelchen oder besonderen Mehrwert ein „wirkliches Brainstorming“ machen oder „wirklich auf Papier“ schreiben oder „wirklich mit den Kollegen gemeinsam Dinge“ tun. Alles ist möglich. Hybrid ist hipp und auch durchaus nötig.

Weniger ist mehr - auch im Office
Smart Office ist aber auch der Verzicht auf verschiedene Dinge: Dazu gehört es, keine E-Mails mehr zu schreiben. Vor allem E-Mails mit zehn Leuten in CC, um sich abzusichern. Klare Manifestation von Hierarchien, findest Du nicht? Messenger wie slack oder andere Produkte extrem hilfreich und wichtig. Hier kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin sehr schnell agieren, hat alle Informationen, die sie oder er benötigt zu einem Vorgang an der Hand und kann viel schneller und effizienter arbeiten.

Ein wunderschönes Thema ist auch die Sensorik. Hier ist es heute möglich wirkliche Individualisierung vorzunehmen. Unsere Gesellschaft entwickelt sich nun schon lange in diese Richtung und wir haben die Chance mit Hilfe der Sensorik auf den einzelnen Mitarbeiter einzugehen.

Wie könnte ich ein Mitarbeiter mehr in den Mittelpunkt stellen, als seine Arbeitsumgebung für ihn zu individualisieren oder zu optimieren? So kann ich heute mit Sensoren die Luftqualität messen, die Temperatur, den Lärmpegel und kann den Mitarbeiter sogar zu seinem Sitzplatz führen. Die Säuberung des Sitzplatzes mit Hilfe standortspezifischer Informationen helfen einfach die Raum- und Energieeffizienz zu erhöhen. Mit passenden Findern sind die Kollegen jederzeit zu orten, sprich ich kann mich mit ihnen zusammensetzen, wann immer dies nötig ist oder ich Spaß daran habe.

Smart ist immer eine gute Basis
Letztendlich ist das Smart Office auch eine wichtige Basis für alle modernen Shared Desk-Konzepte. Wie sollten diese auch anders funktionieren, wenn nicht über ein System aus Sensorik und App.

Viele Menschen haben noch Ressentiments bezüglich einer Buchbarkeit aber daran wird jeder sich schnell gewöhnen. Viele Vorteile stehen für mich an dieser Stelle im Vordergrund. Die Kantinen können wieder wissen, wie viele Leute beim Arbeiten sind und essen wollen. Die Cleaning Dienste haben die Chance wirklich gezielt virale und bakterielle Herde zu bekämpfen. Und letztendlich habe der Mitarbeitende die Sicherheit auch den Platz zu finden, den er für seine Tätigkeit an diesem Tag benötige. MultiSpace at it’s best.

Smart Office hat viele Facetten und wir finden es wichtig, diese auch SMART zu nutzen. Das New Normal wird auf jeden Fall eines: SMART. Stellen wir uns also darauf ein und nutzen die tollen Gelegenheiten uns dabei weiter zu entwickeln.

Der internationale Baudienstleister ISG mit Sitz in Frankfurt setzt seinen Fokus auf alles, was die Anwenderbarkeit erleichtert und den Alltag im Office attraktiver, sicherer und nachhaltiger macht.

„Smart heißt nutzerfreundlich"

Intelligente Büros als Serviceflächen für Mitarbeiter

Unter dem Begriff „Smart Office“ sammeln sich vielfältige Definitionen und Interpretationen. Um ein besseres Verständnis der Vokabel zu erhalten, muss die Frage der Zielgruppe geklärt sein. Je nachdem ob Eigentümer und ihre Dienstleister, Nutzer oder gar Stadtplaner im Vordergrund stehen, ergibt sich jeweils eine neue Perspektive. Doch es ist nur logisch, dass ein „Smart Office“ einen Mehrwert bieten muss für diejenigen, die hauptsächlich in ihm agieren: die Mitarbeiter. Je mehr Services ein Büro bietet, desto smarter ist es auch – im Bereich Komfort, Produktivität und Gesundheit.

Das Home-Office hat sich im Zuge der Corona-Pandemie als feste Alternative zum Büro etabliert. Wie ISG in einer Umfrage unter 1.000 Beschäftigten im Herbst 2020 ermittelte, möchten die Bundesbürger im Durchschnitt 3,2 Tage pro Woche im Büro verbringen. Da das Büro folglich ins Konkurrenzverhältnis zu den eigenen vier Wänden tritt, muss es mindestens dieselben Ansprüche wie der heimische Arbeitsplatz erfüllen. Wenn beispielsweise zu Hause eine intelligente Kaffeemaschine, Smart-Home-Lösungen wie Amazons „Alexa“ oder eine automatisch regulierte Klimatisierung existieren, muss das Büro zumindest einen ähnlichen Standard aufweisen, um seine Nutzer aus dem Home-Office herauszulocken. Eine vielfältige und hochmoderne technologische Ausstattung steht daher bei unseren Smart-Office-Projekten im Fokus.

Sie betrifft mit Blick auf den Nutzer fünf Bereiche: Beleuchtung, Klimatisierung, Gesundheit, Sicherheit und Vernetzung.

Die Bereiche Gesundheit und Sicherheit haben durch die Corona-Pandemie eine erhebliche Aufwertung in der Bürokonzeption erfahren. Kontaktlose Türöffnungssysteme oder automatisierte Hygieneeinrichtungen wie Toiletten und Waschbecken garantieren beispielsweise minimale Berührungen mit möglichen Keimflächen. Dasselbe gilt für Fenster, die ihre Abdeckungen automatisch am Lichteinfall ausrichten. Keime und Viren gelangen insbesondere über Aufzüge und zentrale Belüftungssysteme in die Büros. Hierbei kommen mittlerweile als smarte Lösung dezentrale Luftreinigungssysteme zum Einsatz, die mittels UVC-Licht in Kombination mit einer Photokatalyse Viren in der Luft beseitigen. Bislang fanden sie allen voran in Flächen mit sehr anspruchsvollen hygienischen Anforderungen wie Krankenhäusern oder Supermärkten Verwendung.

Digitale Lösungen für Sicherheit und Orientierung
Die erwähnten automatischen Türen oder auch Bewegungsmelder erfüllen zugleich das Sicherheitsbedürfnis der Nutzer. Die bereits in den alten Star-Trek-Folgen benutzte Technologie mit Zugangsbeschränkungen durch Zahlencodes oder Gesichtserkennung findet sich immer häufiger in modernen Bürokonzepten wieder. Digitale Wegweiser sind zudem gerade in größeren Organisationen mittlerweile Standard. Sie können sowohl Besuchern als auch den Nutzern selbst im Falle von Desksharing eine schnelle Orientierung bieten. Intelligentes Desksharing bedeutet nicht nur, dass der Mitarbeiter per Online-Belegungsplan einen freien Arbeitsplatz identifizieren kann. Idealerweise sollte er den für seine täglichen Arbeitsbedürfnisse passenden Raum auswählen können. So kann er beispielsweise die Nähe zu bestimmten Kollegen, je nach Bedürfnis Räume mit niedrigerem oder höherem Lichteinfall sowie ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten auswählen. Das Büro der Zukunft ist folglich weitaus fragmentierter und stellt sich auf die individuellen Bedürfnisse der Nutzer ein.

Eine smarte Beleuchtung geht über die in der Arbeitsstättenverordnung gelisteten Lichtstärken je nach Raumtypus hinaus und reagiert automatisch im Wechselspiel mit dem jeweiligen natürlichen Lichteinfall. Sensorik ist schließlich nicht nur eine Technologie, um möglichst viele Nutzerdaten für eine optimale Flächenbewirtschaftung zu sammeln. Im besten Fall hat der Mitarbeiter selbst Zugriff auf die Daten: Dadurch kann er seine nachhaltige Flächennutzung oder die passende Anwendung von Hygienevorschriften eigenständig nachvollziehen. In diesem Zusammenhang ist die baldige flächendeckende Einführung von Smart-Office-Apps analog zu den zu Hause genutzten Smart-Home-Apps zu erwarten – eine geeignete Maßnahme für höhere Mitarbeitermotivation durch Einbindung mit Spielcharakter.

Smarte Offices sind gerade nach der Pandemie ein unverzichtbarer Bestandteil in der Strategie von Projektentwicklern, Planern und Bauunternehmen. Die über Sensoren steigende Zahl erhobener Gebäudedaten ist ein wichtiger Faktor für die effiziente und nachhaltige Bewirtschaftung eines Gebäudes – Stichwort „Smart Metering“. Die intelligente Messtechnik gilt nicht zuletzt in Bezug auf steigende ESG-Regularien für Projektentwickler und Bestandshalter. Zertifizierungen bieten hierbei ein aktuelles Benchmark, um den ökologischen Wert einer Immobilie mit Blick auf geringeren Energieverbrauch und niedrigere CO2-Emissionen zu messen. Doch smart ist ein Büro erst dann, wenn es als solches wahrgenommen wird. Dies liegt immer in der Perspektive des Nutzers und des von ihm wahrgenommenen Mehrwerts.

Der Einrichter von Büroräumen und Systemtrennenwänden feco ist überzeugt, dass mit gezielt eingesetzten digitalen Lösungen die Arbeitsplatzufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert werden kann. Dies könnte sowohl die Produktivität des Einzelnen als auch dessen allgemeine Lebenszufriedenheit steigern.

Analoge Arbeitsumgebungen werden immer häufiger um digitale Räume erweitert; das Arbeiten in hybriden Teams etabliert sich als neue Form der Zusammenarbeit. Dementsprechend gehören digitale Lösungen und Medientechnik mittlerweile zur Grundausstattung moderner Büros. Ob sichtbar in Form von Bildschirmen und Kameras oder unsichtbar als Apps und smarte Zusatzfunktionen in Möbeln: Digitale Lösungen sind aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken – erst recht nicht in Zeiten von Homeoffice und Remote Work. Die digitale Welt eröffnet uns im Büro eine Vielzahl an Möglichkeiten und hilft uns, die Grenzen des Räumlichen zu überwinden.

Um die Chancen digitaler Anwendungen im Arbeitsalltag bestmöglich nutzen zu können, gilt es, die dazugehörige Medientechnik sowohl im Unternehmen als auch zu Hause sinnvoll in die analoge Büroumgebung zu integrieren. Wenn das gelingt, kann sie zum festen Bestandteil produktiver Räume werden. Die Grundvoraussetzung für den Einsatz digitaler Technik am Arbeitsplatz ist dabei zunächst eine entsprechende Infrastruktur aus Strom, Internet und Stauraum.

Hybride Büroräume für hybrid arbeitende Teams
Tandem- und Teamarbeit machen heute den Großteil unserer Aufgaben aus: Laut Harvard Business Review ist der Anteil an kollaborativen Tätigkeiten wie Besprechungen, Anrufe und E-Mails auf etwa 80 Prozent gewachsen. Gleichzeitig schrumpft die Pro-Kopf-Bürofläche – eine Entwicklung, die durch Abstandsgebote noch verschärft wird. Zusammenarbeit findet deshalb immer häufiger hybrid statt, also als Mischform zwischen analogen und digitalen Begegnungen.

Digitale Lösungen & Medientechnik
Die passende Software komplettiert die medientechnische Ausstattung eines Büros. Raumbuchungssysteme wie der Steelcase RoomWizard sind zum Beispiel eine sinnvolle Ergänzung zur Konferenztechnik. Und über digitale Schließfächer können zentrale Dienste wie Post und das Fuhrparkmanagement abgewickelt werden. Sogar die Ergonomie von Büroarbeitsplätzen lässt sich mit digitalen Lösungen verbessern – etwa mit mobilen Apps, die mit höhenverstellbaren Schreibtischen verknüpft sind und ihre Nutzer*innen regelmäßig daran erinnern, die Haltung zu ändern.

Videokonferenzen und Online-Meetings gehören als wichtiges Kommunikations- und Meetingtool damit längst zum Büroalltag. Genau wie herkömmliche Besprechungen können sie entweder spontan oder geplant stattfinden. Darauf muss sich auch die dafür benötigte Medientechnik einstellen, etwa in Form von mobilen Bildschirm-Modulen für agiles Arbeiten oder als fester Bestandteil der eigens für (hybride) Meetings und Kommunikation vorgesehenen Raumzonen.

UP.GREAT by LINDEMANN aus Berlin ist überzeugt, dass Smart-Office-Lösungen den Arbeitsplatz grundsätzlich attraktiver machen können. Insbesondere in punkto Sicherheit und Raumgefühl. Gleichzeitig mahnen die Consultants und Servicedienstleister, dass „smartness“ und Digitalisierung einer Einhegung in klare Grenzen bedürfe. Kein Mitarbeiter wolle schließlich gläsern und umfassend kontrollierbar sein.

Das Büro streckt seine Fühler aus. Wie wir Menschen nimmt es Reize wahr. Es sammelt Daten und setzt diese in nützliche Informationen um. Seine „Sinnesorgane“ sind Sensoren. Technische Bauteile, die die Eigenschaften ihrer Umgebung erfassen und in elektrische Signale umformen.

Neu ist das zugegebenermaßen nicht. Schon seit Langem merken Lichtschranken, wenn sie Türen für uns öffnen sollen. Oder warnen Rauchmelder uns vor Lebensgefahr. Doch werden diese Augen, Nasen, Ohren der Arbeitsräume immer zahlreicher, intelligenter und kleiner. So klein und intelligent, dass sie sich zu kompakten Sensor-Einheiten zusammenfassen lassen, die sich wiederum untereinander vernetzen. Denn es gibt kaum eine Branche, die nicht fortlaufend neue und smartere Lösungen fordert – Stichwort Industrie 4.0.

Ein Smartphone beispielsweise bietet ein beeindruckendes Allerlei an Sensorik: Mikrofon, Beschleunigungssensor, Kamerachip, Näherungssensor, Frequenzmesser, GPS-Empfänger, Helligkeitssensor, Magnetometer, Rotationssensor, Fingerabdruckscanner, Barometer, LiDAR-Scanner.

Im Büro sind die Sensoren in Arbeitsleuchten und Tischen integriert oder finden sich in wandmontierten Kästchen. Von dort aus vermessen und befühlen sie dann kontinuierlich die Konditionen der Arbeitsumgebung.

Wohlbefinden
Damit helfen Sie Wohlbefinden und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und typische Beeinträchtigungen wie Kopfschmerzen oder trockene Augen zu vermeiden. Entdecken Sensoren Störfaktoren etwa unangenehme Temperaturen, hohe Geräuschpegel, schlechte Luftqualität, mangelnde Beleuchtungsstärke, regulieren sie diese automatisch. Notwendige Anpassungen werden ausgelöst und Hinweise versandt. Zum Beispiel auch dann, wenn eine Mitarbeiterin ihre Sitzhaltung verändern sollte oder die nächste Erholungspause überfällig ist.

Sicherheit
Die Pandemie hat dem Einsatz von Sensorik in Büros noch einmal zusätzlichen Vorschub geleistet. Besonders in Räumen in denen sich dauerhaft viele Menschen aufhalten, ist die ständige Belegungs-Kontrolle und Messung der Atemluft-Zusammensetzung essentiell.

Intelligentes Raummanagement
Assistenzsoftware visualisiert die von den Sensoren registrierte Bürobelegung und sorgt für reibungsfreie Abläufe. So zeigen Lichtsignale dem suchenden Mitarbeiter vor Ort an, welche Arbeitsmöglichkeiten aktuell verfügbar sind. Echtzeitanalysen auf Basis der Sensordaten entdecken vorhandene Ineffizienzen. Das gekoppelte Buchungssystem optimiert die Auslastung der Büroflächen. Es navigiert die Mitarbeiter vom reservierten Parkplatz direkt zum vorausgewählten Arbeitsplatz oder Meetingraum. Lästige Suchzeiten fallen weg. Sensoren ermöglichen zudem nutzungsabhängige Reinigungszyklen für gemeinschaftlich genutzte Flächen, entsprechend der dort gemessenen Frequentierung.

Raumqualität
Die Auswertung von Sensordaten bietet die Möglichkeit besser zu verstehen, wie Mitarbeiter die Räume nutzen. Welche Raumtypen funktionieren gut oder weniger gut? Sind Raumgrößen und Ausstattungen sinnvoll gewählt? Welche Anpassungen führen zu einer gesteigerten Qualität der Arbeitsumgebung, um Kommunikation, Zusammenarbeit, Individualarbeit besser zu unterstützen.

Angemessenheit
Neben all dem Nutzen und Optimierungspotential gibt es begründete Bedenken: Mitarbeiter sind der wichtigste Bestandteil einer Arbeitsumgebung. Kein Mitarbeiter möchte „gläsern“ werden. Auch ein ständig messendes und fühlendes Büro, darf also nicht zu genau über die Anwesenheiten, Tätigkeiten und Eigenarten der Mitarbeiter Bescheid wissen. Es gilt die Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter zu optimieren – nicht umgekehrt. So dass sie sich wohlfühlen und bewusst selbst darüber entscheiden können, wie sie arbeiten. Daten-Anonymisierung, Respekt vor der Privatsphäre und gemeinsam getroffene Absprachen helfen dabei zusammen ein gutes, angemessenes Lösungspaket zu entwickeln.

Die pro office group hat ihren Hauptsitz im westfälischen Lemgo und ist an zehn weiteren Standorten in Deutschland präsent, um ihre selbsterklärte „Mission“ zu erfüllen, nämlich ganzheitlicher Wohn- und Bürokultur das Feld zu bereiten. 

Drei Felder mit Herausforderungen und Chancen macht pro office bezüglich des Komplexes Smart Office aus und benennt jeweils konkrete Lösungsansätze Laut einer Studie der Firma Steelcase ist der Arbeitsplatz der Zukunft hybrid, genauso wie die Zukunft der Zusammenarbeit. Mithilfe dreier Schlüsselkonzepte lassen sich für alle Beteiligten die bestmögliche Umgebung für hybrides Arbeiten schaffen, ob vor Ort im Büro oder zugeschaltet.

1. Gleichberechtige Teilhabe: Gleichberechtigung und Inklusion trotz unterschiedlicher Aufenthaltsorte.

Problem
Wenn die zugeschalteten Teammitglieder nicht sichtbar sind oder gehört werden können, müssen sie sich mehr anstrengen, um wirklich involviert zu werden. Das Ungleichgewicht der Präsenz (Presence Disparity) liegt meistens am schlechten Zusammenspiel von Raum und digitalen Tools.

Lösung
Sowohl zugeschaltete Teilnehmer als auch Teilnehmer vor Ort sollten sich frei im Raum bewegen können – dies kann mithilfe von mobilen Möbeln und Displays umgesetzt werden. Mitarbeiter, die sich von außen zuschalten, sollten nicht permanent neben den präsentierten Inhalten sichtbar sein.

Sowohl gemeinsam als auch einzeln genutzte Geräte sollten über Kameras verfügen, insbesondere dann, wenn sich Teammitglieder noch nicht gut kennen. Gemeinsam nutzbare Geräte (Room View) werden bevorzugt verwendet, nicht Einzelgeräte.

Es ist wichtig, die Mitarbeiter mithilfe von Kameralicht, Bürobeleuchtung und der Umgebungsbeleuchtung zu unterstützen, selbstbewusst vor der Kamera aufzutreten. Warme, leistungsstarke LED-Lampen direkt über dem Kopf oder seitlich davon eignen sich am besten für Videoübertragungen.

Um auf beiden Teilnehmerseiten eine gute Audiokulisse zu bieten, müssen Raumgröße, Abgrenzungen, Materialien und die Ausrichtung der Mikrophone und Lautsprecher berücksichtigt werden.

Eine gemeinsame Einigung auf Verhaltensregeln und Umgangsformen ist darüber hinaus wichtig.

2. Einbindung: Verschiedene ansprechende und einladende Settings mit angenehmem, menschlichem Ambiente.

Problem
Per Video ist es schwierig, die Körpersprache zu entschlüsseln, Augenkontakt zu halten und die Stimmung einer Gruppe zu spüren.

Lösung
Raum und Technologie nutzen, um natürliche und inklusive Interaktionen für Teilnehmer vor Ort und zugeschaltete Teilnehmer zu ermöglichen.

Zugeschaltete und lokale Teilnehmer sowie digitale und analoge Inhalte so anordnen, dass eine gleichberechtigte Mitwirkung aller möglich ist. Einige Softwareplattformen und integrierte Technologiesysteme unterstützen die Nutzung mehrerer Displays, damit Teilnehmer und Inhalte getrennt dargestellt werden können, was eine gleichberechtigtere Teilnahme für die zugeschalteten Kollegen ermöglicht.

Das Design sollte den Kamerablickwinkel (z.B. 90, 120 Grad) berücksichtigen. Es sollte sichergestellt werden, dass die Teilnehmer und Inhalte auch für die zugeschalteten Kollegen sichtbar sind. Mithilfe von künstlicher Intelligenz gesteuerte Konferenzkameras bieten einen weiten Kamerawinkel und neue Möglichkeiten, analoge Inhalte virtuell darzustellen. Huddly‘s Canvas ist beispielsweise eine Content Camera, die mit Teams und Zoom genutzt werden kann, um Schatten und Reflektionen auf Whiteboards zu beseitigen, Farben von Whiteboard Markern zu intensivieren und Menschen, die sich vor der Kamera aufhalten, auszublenden.

Die Nutzung von Tools, die allen Beteiligten Zugang zu digitalen und analogen Informationen bieten und verschiedene Formen der Zusammenarbeit ermöglichen, sind wichtig für gemeinsame kreative Prozesse (z.B. digitale Whiteboards oder Arbeitsflächen wie Mural).

3. Einfache Nutzbarkeit: Eine Auswahl an virtuellen und analogen Elementen, die sich unkompliziert nutzen lassen.

Problem
Es ist schwierig, Inhalte auf eine Art darzustellen, die es sowohl vor Ort anwesenden als auch zugeschalteten Teilnehmern ermöglicht, sich einzubringen. Können die zugeschalteten Teilnehmer sehen, wenn jemand auf ein Whiteboard schreibt?

Lösung
Einfache und nahtlose Übergänge zwischen verschiedenen Interfaces, Displays und Elementen ermöglichen.

• Geteilte Geräte sollten sich schnell mit persönlichen Endgeräten verbinden können, damit die Teilnehmer bei Bedarf mit beiden interagieren können.
• Sicherstellen, dass die Sichtlinien auf die Teilnehmer und Inhalte sowohl für zugeschaltete als auch anwesende Teilnehmer frei sind. Flexible Möbel und/oder die Nutzung von mobilen Endgeräten ermöglichen, dass die anwesenden oder zugeschalteten Teilnehmer ‚bewegt‘ werden können, um ihnen im Laufe der Besprechung immer die beste Sicht zu bieten.
• Die verschiedenen technologischen Angebote sollten einander ergänzen und mit verschiedenen Geräten und Softwarelösungen nutzbar sein. Auch wenn Ihr Unternehmen möglicherweise bestimmte Plattformen bevorzugt, kann es sein, dass die extern zugeschalteten Teilnehmer andere Lösungen verwenden möchten oder müssen.